ในปัจจุบัน เทคโนโลยีเข้ามามีบทบาทสำคัญต่อการจัดงานประชุม สัมมนา และนิทรรศการต่าง ๆ หนึ่งในระบบที่ช่วยเพิ่มความสะดวกสบายให้ทั้งผู้จัดและผู้เข้าร่วมงานก็คือ ระบบลงทะเบียนผ่านเว็บไซต์และเช็คอินด้วย QR Code ซึ่งในงาน Student Development in the AI Era: The Future Challenges ที่จัดขึ้นครั้งนี้ก็ได้นำระบบจาก บริษัทฟูย่า ไปใช้งานจริง และถือว่าช่วยให้การจัดการเป็นระเบียบ รวดเร็ว และทันสมัยมากทีเดียว

หลักการทำงานของระบบเช็คอินและลงทะเบียนงานด้วย QR Code

ระบบเช็คอินและลงทะเบียนงานผ่าน QR Code เป็นแพลตฟอร์มดิจิทัลที่ช่วยบริหารจัดการผู้เข้าร่วมงานอย่างครบวงจร ตั้งแต่ การลงทะเบียนล่วงหน้า ไปจนถึง การวัดผลการเข้าร่วมบูธย่อย ภายในงาน ซึ่งสามารถอธิบายหลักการทำงานได้ดังนี้:

1. การแจก QR Code ส่วนตัวหลังการลงทะเบียน

ผู้เข้าร่วมงานสามารถเข้าไปที่เว็บไซต์ลงทะเบียน (เช่น event.fuyaaccess.com) เพื่อกรอกข้อมูลส่วนตัว เช่น ชื่อ-นามสกุล, อีเมล, หน่วยงาน, เบอร์โทรศัพท์
หลังจากลงทะเบียนสำเร็จ ระบบจะ สร้าง QR Code ส่วนตัว (Unique QR Code) สำหรับผู้เข้าร่วมแต่ละคนโดยอัตโนมัติ
หลักการ: ระบบจะสร้าง ID เฉพาะบุคคล แล้วเข้ารหัสเป็น QR Code เชื่อมโยงกับฐานข้อมูลกลาง เพื่อให้สแกนแล้วตรวจสอบข้อมูลได้ทันที

2. การเช็คอินหน้างานและบูธย่อย

วันงาน ผู้เข้าร่วมเพียงนำ QR Code ส่วนตัวมาแสดงที่เครื่องสแกนหรือแท็บเล็ตที่จุดลงทะเบียน
เมื่อสแกน QR Code ระบบจะตรวจสอบกับฐานข้อมูลว่าเป็นผู้ที่ลงทะเบียนแล้วหรือไม่ พร้อมบันทึกเวลาเข้าร่วม
QR Code เดียวกันนี้ยังสามารถใช้เป็น บัตรดิจิทัล สำหรับ
- เช็คอินตามบูธนิทรรศการ
- เข้าห้องสัมมนาย่อย
- เก็บคะแนนหรือสิทธิประโยชน์ภายในงาน
หลักการ: ทุกครั้งที่สแกน ระบบจะเก็บ Event Log เช่น เวลา, สถานที่, ผู้ใช้งาน แล้วส่งข้อมูลเข้าสู่ระบบรายงานแบบเรียลไทม์

3. การออกรายงานหลังจบงาน

ระบบสามารถสรุปผลได้หลายมิติ เช่น:

ผู้ที่มาร่วมงานจริง (มีการสแกน QR Code)
ผู้ที่ลงทะเบียนแต่ไม่มา (ไม่มีการเช็คอิน)
คนที่ลงทะเบียนล่วงหน้า (ผ่านเว็บไซต์ก่อนงาน)
คนที่ลงทะเบียนหน้างาน (กรอกข้อมูลและรับ QR Code ในวันงาน)

นอกจากนี้ยังสามารถแบ่งรายงานออกเป็น:

จำนวนผู้เข้าร่วมในแต่ละช่วงเวลา
เปรียบเทียบผู้มาล่วงหน้ากับผู้ลงทะเบียนวันงาน
ข้อมูลตามหน่วยงาน / สาขา / ประเภทผู้เข้าร่วม

4. การวัดผลการเข้าร่วมบูธย่อย

ในแต่ละบูธหรือกิจกรรมย่อย จะมีเครื่องสแกน QR Code ติดตั้งไว้
ผู้เข้าร่วมสามารถสแกนเพื่อเช็คอินที่บูธนั้น ๆ
ระบบจะบันทึกข้อมูลว่าใครเข้าร่วมบูธใด เวลาไหน ใช้เวลานานเท่าไร (ถ้ามีระบบ Check-out)
ข้อมูลเหล่านี้สามารถนำไปใช้:
- วิเคราะห์ความนิยมของแต่ละบูธ
- วัดการมีส่วนร่วมของผู้เข้าร่วมงาน
- สรุปผลสำหรับผู้จัดงานและผู้สนับสนุนบูธ

แผนภาพการทำงานโดยสรุป

ลงทะเบียนล่วงหน้า → รับ QR Code ส่วนตัว
เช็คอินเข้างานวันจริง → ระบบบันทึกเวลาเข้าร่วม
ใช้ QR Code เดิมสแกนเข้าบูธย่อยต่าง ๆ → เก็บข้อมูลการมีส่วนร่วม
หลังจบงาน → ออกรายงานเชิงสถิติ

ประโยชน์ของระบบนี้

ลดปัญหาความล่าช้าที่จุดลงทะเบียน
ใช้งานง่าย ผู้เข้าร่วมไม่ต้องพกเอกสารใด ๆ เพียงมี QR Code
ผู้จัดงานสามารถติดตามและวิเคราะห์ข้อมูลได้อย่างแม่นยำ
สนับสนุนการจัดงานอย่างเป็นระบบ โปร่งใส และทันสมัย

จุดเด่นของระบบเช็คอินและลงทะเบียน

ลงทะเบียนล่วงหน้าผ่านเว็บไซต์
ผู้เข้าร่วมสามารถกรอกข้อมูลส่วนตัวและลงทะเบียนเข้าร่วมงานได้ล่วงหน้า ทำให้ไม่ต้องเสียเวลาในการกรอกข้อมูลหน้างานซ้ำ
QR Code สำหรับเช็คอินหน้างาน
เมื่อทำการลงทะเบียนเสร็จ ระบบจะส่ง QR Code ส่วนตัวให้ผู้เข้าร่วม เพียงแค่สแกน QR Code ที่จุดลงทะเบียน ก็สามารถเช็คอินเข้าร่วมงานได้ทันที
ลดความแออัดที่จุดลงทะเบียน
จากภาพบรรยากาศหน้างาน จะเห็นได้ว่ามีการตั้งแท่นสแกนลงทะเบียน (Kiosk) พร้อมเครื่องอ่านบาร์โค้ดและแท็บเล็ตหลายจุด ทำให้ผู้เข้าร่วมกระจายตัว ไม่ต้องต่อคิวยาว
เชื่อมต่อกับระบบฐานข้อมูลอัตโนมัติ
ทุกครั้งที่มีผู้เข้าร่วมเช็คอิน ข้อมูลจะถูกบันทึกลงระบบออนไลน์ทันที ผู้จัดงานสามารถตรวจสอบจำนวนผู้เข้าร่วมได้แบบเรียลไทม์
มีการแจ้ง PDPA Consent ชัดเจน
ระบบมีการประกาศเกี่ยวกับการถ่ายภาพ วิดีโอ และการเก็บข้อมูลตามกฎหมาย PDPA ซึ่งช่วยสร้างความมั่นใจให้แก่ผู้เข้าร่วม

บรรยากาศงานก่อนเริ่มงาน

พื้นที่หน้าล็อบบี้กว้างขวาง มีการตั้ง Poster Presentation และบอร์ดประชาสัมพันธ์ให้ผู้เข้าร่วมสามารถศึกษาเนื้อหาก่อนเข้างานได้
จุดลงทะเบียนถูกจัดวางอย่างเป็นระบบ มีเจ้าหน้าที่คอยดูแลและให้คำแนะนำผู้เข้าร่วมอย่างใกล้ชิด
ผู้เข้าร่วมงานเริ่มทยอยมาสแกน QR Code เพื่อเช็คอิน โดยกระบวนการทำงานรวดเร็วเพียงไม่กี่วินาที
ภายในงานมีการจัดบูธนิทรรศการ และโซนรับรองแขก เพื่อรองรับผู้เข้าร่วมก่อนเริ่มกิจกรรมหลัก

จากภาพที่บันทึกได้ จะเห็นว่าระบบนี้ช่วยลดความวุ่นวาย และทำให้ผู้เข้าร่วมสามารถเข้าสู่พื้นที่งานได้อย่างราบรื่น